“ Siemens Gamesa Renewable Energy har brugt Conference Manager til planlægning af events, konferencer og messer igennem flere år. Arbejdet med planlægning af alle typer events er blevet en del lettere, og har frigivet en del mandetimer i planlægningsfasen. Også under eksekvering af events har vi indsat Conference Manager, fx ved scanning af billetter. Slutteligt tracker vi hvert event igennem Conference Managers spørgeskemafunktion for at evaluere aktivitetens succes.
Vi bruger Conference Manager temmelig bredt, fra arrangementer for 30 personer og op til potentielt 12.000 PAX. Vi har bl.a. brugt det til konferencer, julefrokoster, messeplanlægning og meget andet. Vi har tilkøbt Conference Managers SMS service, som vi fik temmelig meget gavn af under en evakuering på en messe, hvor jeg gennem systemet kunne sende SMS til alle deltagerne, med oplysninger om, hvordan de skulle agere.
Systemet letter mit arbejde, fordi det altid er meget konkret at arbejde i, og giver mig up-to-date information omkring deltagere og lignende. Det giver minimal risiko for fejl. Desuden er giver det mig en platform til let håndtering af- og kommunikation til grupper, registrering af gæster via systemet osv. ”
Susanne B. Jepsen
Senior Manager
MarCom/Corporate Communications
© Conference Manager A/S. All rights reserved · Privatlivspolitik · Impressum
Version 1.2 af 12. december 2018
| 1.1 | Vilkårene i dette Bilag A til “Betingelser for anvendelse af Conference Manager™” version 1.8 af 25. september 2018 (“Betingelserne”) udgør den databehandleraftale, som er gældende for Conference Manager A/S” behandling af personoplysninger ved brug af Conference Manager™ |
| 1.2 | Conference Manager A/S er databehandler for Konferenceafholder, idet Konferenceafholder har købt en licens til systemet Conference Manager™ af Conference Manager A/S og Conference Manager A/S i forbindelse hermed varetager de i Appendiks 1 beskrevne databehandlingsopgaver for Konferenceafholder. |
| 1.3 | De personoplysninger, der behandles af Conference Manager A/S, omfatter de formål med behandlingen, de kategorier af personoplysninger og de kategorier af registrerede personer, som er anført i Appendiks 1. |
| 1.4 | Ved “personoplysning” forstås enhver form for information om en identificeret eller identificerbar, fysisk person, jf. artikel 4(1) i Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (“persondataforordningen”). Hvis der som led i opfyldelsen af Aftalen behandles andre fortrolige oplysninger end personoplysninger, f.eks. oplysninger som i medfør af lov om finansiel virksomhed anses for fortrolige, så omfatter enhver henvisning til “personoplysninger” også de øvrige fortrolige oplysninger. |
| 1.5 | Definitioner anvendt i Aftalen skal forstås på samme måde, som i Betingelserne. |
| 2.1 | Instruks: Conference Manager A/S er instrueret i alene at behandle personoplysningerne med det formål at varetage de i Appendiks 1 fastsatte databehandlingsopgaver. Conference Manager A/S må ikke behandle eller anvende personoplysningerne til andre formål end angivet i instruksen, herunder overføre personoplysningerne til et tredjeland eller en international organisation, medmindre Conference Manager A/S er forpligtet hertil efter EU-retten eller lovgivningen i en medlemsstat, som Conference Manager A/S er underlagt. I givet fald skal Conference Manager A/S skriftligt underrette Konferenceafholder om denne juridiske forpligtelse, forinden behandlingen påbegyndes, medmindre pågældende lovgivning på baggrund af vigtige samfundsinteresser forbyder en sådan underretning. |
| 2.2 | Hvis Konferenceafholder i instruksen i Appendiks 1 eller konkret har givet tilladelse til en overførsel af personoplysninger til et tredjeland eller til internationale organisationer, påhviler det Conference Manager A/S at sikre, at der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, f.eks. EU-Kommissionens standardkontrakter til overførsel af personoplysninger til tredjelande. |
| 2.3 | Hvis Conference Manager A/S skønner, at en instruktion fra Konferenceafholder er i strid med persondataforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller i lovgivningen i en medlemsstat, skal Conference Manager A/S omgående, skriftligt orientere Konferenceafholder herom. |
| 2.4 | Hvis Conference Manager A/S er undergivet lovgivningen i et tredjeland, erklærer Conference Manager A/S ved Aftalens indgåelse, at Conference Manager A/S ikke er bekendt med, at den nævnte lovgivning forhindrer Conference Manager A/S i at efterleve Aftalen, og at Conference Manager A/S straks skriftligt vil orientere Konferenceafholder, hvis Conference Manager A/S bliver bekendt med, at en sådan forhindring er til stede eller vil indtræde. |
| 3.1 | Conference Manager A/S skal sikre, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysningerne, er underlagt ubetinget tavshed omkring de informationer, som de måtte komme i kontakt med i deres arbejde for Konferenceafholder. |
| 3.2 | Conference Manager A/S skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at de behandlede personoplysninger
|
| 3.3 | Conference Manager A/S skal endvidere overholde de særlige krav til sikkerhedsforanstaltninger, der gælder for Konferenceafholder, jf. Appendiks 1, samt overholde de krav til sikkerhedsforanstaltninger, som direkte forpligter Conference Manager A/S, herunder kravene til sikkerhedsforanstaltninger i det land, hvor Conference Manager A/S er etableret, eller i det land hvor databehandlingen finder sted. |
| 3.4 | Fastsættelsen af de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger skal ske under hensyntagen til
|
| 3.5 | Conference Manager A/S skal på Konferenceafholders anmodning give Konferenceafholder alle nødvendige oplysninger til, at denne kan påse, at de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. |
| 3.6 | Derudover har Konferenceafholder ret til for egen regning at udpege en uafhængig ekspert, som skal have adgang til Conference Manager A/S” fysiske faciliteter til behandling af personoplysninger samt modtage de nødvendige informationer til udførelse af undersøgelsen af, hvorvidt Conference Manager A/S overholder sine forpligtelser under Aftalen. Den uafhængige ekspert kan ikke opnå adgang til oplysninger, der vedrører andre af Conference Manager A/S” Kunder. Eksperten skal på Conference Manager A/S” anmodning underskrive en sædvanlig fortrolighedserklæring og behandle enhver information indhentet hos eller modtaget direkte fra Conference Manager A/S fortroligt, og må alene dele informationen med Konferenceafholder. Konferenceafholderen må ikke viderebringe informationen eller benytte informationen til andre formål end at vurdere hvor vidt, Conference Manager A/S har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. |
| 3.7 | Conference Manager A/S skal til myndigheder og Konferenceafholders eksterne rådgivere, herunder revisorer, give alle ønskede oplysninger i relation til udførelse af databehandlingsopgaven, i det omfang oplysningerne er nødvendige for deres opgavevaretagelse i medfør af EU-retten eller lovgivningen i en medlemsstat. |
| 3.8 | Conference Manager A/S skal give myndigheder, der efter EU-retten eller lovgivningen i en medlemsstat har adgang til Konferenceafholders og Konferenceafholders leverandørers faciliteter, eller repræsentanter der optræder på myndighedernes vegne, adgang til Conference Manager A/S” fysiske faciliteter mod forevisning af behørig legitimation. |
| 3.9 | Conference Manager A/S skal uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksom herpå, skriftligt orientere Konferenceafholder om
|
| 3.10 | Conference Manager A/S skal assistere Konferenceafholder med håndteringen af enhver anmodning fra en registreret under kapitel III i persondataforordningen, herunder anmodning om indsigt, berigtigelse, blokering eller sletning. Conference Manager A/S skal ligeledes implementere passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at bistå Konferenceafholder med opfyldelse af Konferenceafholders forpligtelse til at besvare sådanne anmodninger. |
| 3.11 | Conference Manager A/S skal assistere Konferenceafholder med at overholde de øvrige forpligtelser, der måtte påhvile Konferenceafholder efter EU-retten eller lovgivningen i en medlemsstat, hvor Conference Manager A/S” assistance er forudsat, samt hvor Conference Manager A/S” assistance er nødvendig for, at Konferenceafholder kan overholde sine forpligtelser. Dette omfatter blandt andet, men er ikke begrænset til, på anmodning at give Konferenceafholder alle nødvendige oplysninger om en hændelse omfattet af punkt 3.9 (ii) samt alle nødvendige oplysninger til brug for en konsekvensanalyse i medfør af artikel 35-36 i persondataforordningen. |
| 3.12 | I Appendiks 1 har Conference Manager A/S oplyst den fysiske placering af servere, servicecentre mv., som indgår i udførelse af databehandlingen. Conference Manager A/S forpligter sig til skriftligt at orientere Konferenceafholder forud for ændringer af den fysiske placering. Dette kræver ikke en formel ændring af Appendiks 1; forudgående skriftligt varsel via post eller email er tilstrækkeligt. |
| 3.13 | Punkt er tomt. |
| 3.14 | Ved Conference Manager A/S” eller dennes underdatabehandleres assistance ved revision, håndtering af anmodninger fra registrerede, udlevering af information til myndigheder mv. efter dette punkt 3, er Conference Manager A/S berettiget til at kræve betaling for medgået tid i henhold til den til enhver tid gældende timetakst. |
| 4.1 | Konferenceafholder er forpligtet til at sikre, at der forud for hver videregivelse/overdragelse af oplysninger om en Konferencedeltager, Foredragsholder eller anden person, herunder ved indtastning eller anden offentliggørelse af sådanne oplysninger i Conference Manager™ er sikret den fornødne hjemmel til indsamlingen, videregivelsen og behandlingen af oplysningerne, såfremt sådanne oplysninger er omhandlet af persondataforordningen. |
| 4.2 | Denne pligt gælder også i forhold til oplysninger, som en Konferencedeltager, Foredragsholder eller anden person får adgang til selv at indtaste eller på anden måde gøre tilgængelig i Conference Manager™ via et login stillet til rådighed af Konferencearrangøren. |
| 4.3 | Conference Manager™ lagrer de informationer/data, som er indtastet eller på anden måde gjort tilgængelige i Conference Manager™ i forhold til konferencen/arrangementet, i perioden frem til konferencens/arrangementets afholdelse og i den periode som er aftalt, jf. Betingelsernes punkt 11. |
| 4.4 | Ved udløbet af den aftalte opbevaringsperiode efter konferencens/arrangementets afholdelse vil adgangen til Conference Manager™ i forhold til denne konference/arrangement automatisk og øjeblikkeligt blive slettet uden yderligere varsel, og de informationer/data, der måtte være indtastet eller på anden måde gjort tilgængelig i Conference Manager™ af Konferencearrangøren selv eller af andre i forhold til konference/arrangementet, vil gå tabt, idet de automatisk bliver slettet uden mulighed for genetablering. Det er Konferenceafholders eget ansvar at udtage oplysninger, som denne ikke vil miste, fra Conference Manager™ inden udløbet af opbevaringsperioden. |
| 4.5 | Såfremt arrangementet annulleres slettes alle lagrede informationer/data vedrørende arrangementet uden yderligere varsel. Informationer/data kan alene udlæses fra Conference Manager™, i det omfang der stilles rapporter og lignende til rådighed i Conference Manager™ applikationen. |
| 5.1 | Conference Manager A/S må gøre brug af en underdatabehandler. På tidspunktet for indgåelsen af Aftalen anvender Conference Manager A/S de i Appendiks 2 anførte underdatabehandlere. Conference Manager A/S skal skriftligt underrette Konferenceafholder om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere inden brugen påbegyndes. Konferenceafholder har ret til uden begrundelse at nægte brugen af en underdatabehandler. Ved ophør af brugen af en underdatabehandler skal Conference Manager A/S give Konferenceafholder skriftlig meddelelse herom. |
| 5.2 | Conference Manager A/S skal forinden brug af en underdatabehandler indgå en skriftlig aftale med underdatabehandleren, hvori underdatabehandleren som minimum pålægges de samme forpligtelser, som Conference Manager A/S har påtaget sig ved Aftalen, herunder pligten til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af, at behandlingen opfylder kravene i persondataforordningen. |
| 5.3 | Konferenceafholder har ret til at få udleveret en kopi af Conference Manager A/S” aftale med en underdatabehandler, for så vidt angår bestemmelser i nævnte aftale, som vedrører databeskyttelsesforpligtelser. Conference Manager A/S hæfter over for Konferenceafholder for underdatabehandlerens opfyldelse af sine databeskyttelsesforpligtelser. Det forhold, at Konferenceafholder har meddelt samtykke til Conference Manager A/S” aftaleindgåelse med en underdatabehandler er uden præjudice for Conference Manager A/S” pligt til at efterleve Aftalen. |
| 6.2 | Conference Manager A/S må ikke formidle personoplysningerne til nogen eller tage kopi af personoplysningerne, medmindre dette er absolut nødvendigt til varetagelse af Conference Manager A/S” forpligtelser over for Konferenceafholder i henhold til Aftalen og forudsat, at den, til hvem personoplysningerne overlades, er bekendt med oplysningernes fortrolige karakter og har indvilget i at holde personoplysningerne fortrolige i overensstemmelse med Aftalen. |
| 6.3 | Hvis Conference Manager A/S er en juridisk person, gælder bestemmelserne i Aftalen enhver af Conference Manager A/S” medarbejdere, og Conference Manager A/S indestår for, at medarbejderne overholder Aftalen. |
| 6.4 | Conference Manager A/S skal begrænse adgangen til personoplysningerne til de medarbejdere, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysninger for at kunne opfylde Conference Manager A/S” forpligtelser over for Konferenceafholder. |
| 6.5 | Conference Manager A/S” forpligtelser efter nærværende punkt 6 består uden tidsbegrænsning, og uanset om Parternes samarbejde i øvrigt måtte være ophørt. |
| 6.6 | Konferenceafholder skal behandle fortrolige oplysninger, som modtages fra Conference Manager A/S, fortroligt og må ikke uberettiget udnytte eller videregive de fortrolige oplysninger. |
| 7.1 | Parterne kan til enhver tid aftale at ændre Aftalen. Ændringer skal være skriftlige. I det omfang ændringer af Aftalen medfører yderligere forpligtelser for Conference Manager A/S, er Conference Manager A/S berettiget til at kræve betaling herfor i henhold til den til enhver tid gældende timetakst. |
| 7.2 | Conference Manager A/S må ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen uden Konferenceafholders forudgående skriftlige samtykke. |
| 8.1 | Aftalen træder i kraft ved Konferenceafholders online godkendelse af Betingelserne og er gældende indtil den opsiges i henhold til punkt 16 i Betingelserne. |
| 8.2 | Uanset Aftalens formelle aftaleperiode skal Aftalen vedblive at gælde, så længe Conference Manager A/S behandler de personoplysninger, som Konferenceafholder er dataansvarlig for. |
| 8.3 | I tilfælde af ophør af Aftalen, uanset det juridiske grundlag herfor, skal Conference Manager A/S yde de fornødne overgangstjenesteydelser til Konferenceafholder. Conference Manager A/S er forpligtet til loyalt og hurtigst muligt at medvirke til, at databehandlingen overgår til en anden leverandør eller tilbageføres til Konferenceafholder. Conference Manager A/S er berettiget til at kræve betaling for medgået tid i forbindelse med dette i henhold til den til enhver tid gældende timetakst. |
| 8.4 | Conference Manager A/S skal straks efter anmodning fra Konferenceafholder overføre eller slette personoplysninger, som Conference Manager A/S behandler for Konferenceafholder, medmindre EU-retten eller lovgivningen i en medlemsstat foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Conference Manager A/S er berettiget til at kræve betaling for medgået tid i forbindelse med dette i henhold til den til enhver tid gældende timetakst. |
| 9.1 | I tilfælde af uoverensstemmelse mellem bestemmelserne i Aftalen og bestemmelserne i andre skriftlige eller mundtlige aftaler indgået mellem Parterne, skal bestemmelserne i Aftalen have forrang. Bestemmelserne i punkt 3 finder dog ikke anvendelse i det omfang, der er fastsat strengere forpligtelser for Conference Manager A/S ved anden aftale mellem Partnerne. Herudover finder Aftalen ikke anvendelse, i det omfang der er fastsat strengere forpligtelser for Conference Manager A/S og/eller underdatabehandlere ved brug af Kommissionens standardkontrakter til overførsel af personoplysninger til tredjelande. |
Dette Appendiks udgør Konferenceafholders instruks til Conference Manager A/S i forbindelse med Conference Manager A/S” databehandling for Konferenceafholder og er en integreret del af Aftalen.
Behandlingen af personoplysninger
| a) | Formål og karakteren af databehandlingen Conference Manager A/S stiller systemet Conference Manager™ til rådighed for Konferenceafholder. Konferenceafholderens brug af systemet udgør Konferenceafholderens instruks til Conference Manager A/S i forhold til behandling af de personoplysninger, som Konferenceafholderen registrerer og anvender. |
| b) | Kategorier af registrerede personer
|
| c) | Kategorier af personoplysninger Navn, emailadresse, telefonnummer, adresse samt andre almindelige personoplysninger Konferencearrangøren eller Konferencedeltageren selv vælger at uploade |
| d) | Særlige kategorier af personoplysninger Ingen, med mindre Konferencearrangøren eller Konferencedeltageren selv vælger at uploade disse |
| e) | Lokation(er), inklusive angivelse af land for behandlingen Conference Manager A/S – DTU |
| f) | Særlige krav til sikkerhedsforanstaltninger, der gælder for Konferenceafholder Ingen |
Version 1.8 af 25. september 2018
I dette dokument er angivet de betingelser, der gælder for anvendelse af “Conference Manager™” (i det følgende benævnt “Betingelserne”).
Conference Manager™ er et system udarbejdet af Conference Manager A/S. Nærmere oplysninger om Conference Manager A/S og kontaktinformation findes på www.conferencemanager.dk.
Formålet med Conference Manager™ er at lette planlægning, afholdelse og opfølgning på møder, kurser, konferencer og andre arrangementer.
For at få adgang til at benytte Conference Manager™ er det et krav, at Konferencearrangøren forudgående har accepteret Betingelserne. Betingelserne beskriver de muligheder og begrænsninger, som Conference Manager™ tilbyder, og som gælder for Konferencearrangørens brug af Conference Manager™.
Ved at acceptere Betingelserne accepterer Konferencearrangøren på egne og på vegne af Konferenceafholderen Betingelsernes fulde udstrækning og bekræfter samtidig, at konferencearrangøren og Konferenceafholderen vil overholde Betingelserne og kun benytte Conference Manager™ som beskrevet heri. Betingelserne er en aftale mellem Konferenceafholderen, Konferencearrangøren og Conference Manager A/S om brugen af Conference Manager™.
Konferencearrangøren accepterer Betingelserne på egne og på vegne af Konferenceafholderen ved at godkende betingelserne, som vises online og til download forud for at der gives adgang til Conference Manager™.
Således påhviler det ansvar, som er angivet heri i forhold til Konferencearrangøren, tillige Konferenceafholderen.
Betingelserne træder i kraft fra det tidspunkt Konferencearrangøren godkender Betingelserne online.
Conference Manager™: Har den i punkt 3 angivne betydning og omfatter foruden selve systemet (software, applikationer mv.) også det dertil knyttede koncept.
Foredragsholder: En person, der deltager i en konference/et arrangement på et konferencecenter i sin egenskab af foredrags-/oplægsholder
Konferencearrangør: Den person hos en Konferenceafholder, der står for planlægningen af en konference/et arrangement på et Konferencecenter
Konferenceafholder: Den virksomhed eller person, som afholder en konference/et arrangement på et Konferencecenter
Konferencecenter: Et konferencecenter, et mødelokale eller lignende fysisk lokalitet, hvor konferencearrangøren afholder sit arrangement.
Konferencedeltager: En person, der skal deltage i en konference/et arrangement, der afholdes af Konferencearrangøren på et Konferencecenter.
Placering: En endelig bestilling af en konference/et arrangement (med faciliteter, lokaler mv.) til afholdelse hos et bestemt Konferencecenter
Conference Manager er et online værktøj, som bl.a. stilles til rådighed via webadresserne: www.conferencemanager.dk, conferencemanager.dk, tilmeld.dk og en række andre webadresser, herunder muligvis også Konferenceafholderens egne webadresser.
Conference Manager™ giver Konferencearrangøren mulighed for at understøtte processen i forbindelse med planlægning, afholdelse og evaluering af en konference/et arrangement eller anden form for indhentning og distribution af oplysninger. Dette omfatter bl.a. invitation af Konferencedeltagere, inddeling af agenda i sideløbende spor, publicering af website for konferencen indeholdende agenda og online tilmelding, registrering af Konferencedeltagere og deres deltagelse i forskellige spor, registrering af betaling, design og udskrift af navnekort, håndtering af deltagerlister, udsendelse og indsamling af evalueringsskemaer, rapportering, forum for kommunikation mellem Konferencedeltagere, distribution af konferencemateriale, online afstemninger mv.
For at få adgang til Conference Manager™ skal Konferencearrangøren registrere sig med en gyldig og personlig e-mail adresse og skal i den forbindelse bekræfte, at betingelserne accepteres.
Konferencearrangøren skal registrere sig, når han/hun første gang vil benytte Conference Manager™ til planlægning af en konference/et arrangement.
En Konferencearrangør opretter herefter hvert konferencearrangement som en selvstændig konference/arrangement i Conference Manager™. Hvis konferencearrangøren ønsker at planlægge to konferencer/arrangementer sideløbende, skal han/hun foretage én registrering og kan efterfølgende oprette flere konferencer/arrangementer i Conference Manager™.
Ved hver oprettelse af ny konference/arrangement, eller ved tilgang til arrangementer som Konferencearrangøren tildeles rettighed til, skal Betingelserne accepteres.
Konferencearrangøren er i forhold til Conference Manager™ administrator for de konferencer/arrangementer, som Konferencearrangøren opretter i Conference Manager™.
Såfremt en Konferencearrangør, uanset årsag, ikke længere har ansvaret for afvikling af en konference/et arrangementet hos Konferenceafholderen, kan Conference Manager på anmodning fra Konferenceafholderen skifte Konferencearrangør for konferencen/arrangementet i Conference Manager™. Registrering af ny Konferencearrangør kræver som angivet under punkt 3 en personlig e-mail adresse i forhold til pågældende. Som udgangspunkt er det dog altid Konferencearrangøren der selv direkte i Conference Manager™ kan tildele denne rettighed til en anden person.
Såfremt der er behov for at give en eller flere Konferencedeltagere eller en eller flere Foredragsholdere adgang til Conference Manager™ i forbindelse med en bestemt konference/arrangement, fx med henblik på at uploade/downloade materiale eller oplysninger i øvrigt, har Konferencearrangøren det fulde ansvar forbundet dermed.
Det er således alene Konferencearrangøren, der kan give pågældende adgang til Conference Manager™ i forhold til pågældende konference/arrangement. Adgang gives via et personligt login.
Konferencearrangøren har det fulde ansvar for de ændringer, Konferencedeltagere/Foredragsholdere måtte foretage i Conference Manager™ i forhold til en konference/et arrangement.
Konferencearrangøren er sammen med Konferenceafholderen ansvarlig for de oplysninger, der bliver uploadet eller downloadet via Conference Manager™, enten af Konferencearrangøren selv af Konferencedeltagere, Foredragsholdere eller øvrige, som Konferencearrangøren måtte have givet adgang til Conference Manager™ i forhold til en konference/et arrangement.
Såfremt et forum oprettes i Conference Manager™ til dialog blandt Konferencedeltagerne efter konferencen/arrangementets afholdelse, er Konferencearrangøren også ansvarlig for at administrere dette, herunder at fjerne upassende indlæg mv. via værktøjerne i Conference Manager™.
Der henvises i øvrigt til afsnittet om den information/data, Konferencearrangører, Konferencedeltagere, Foredragsholdere og øvrige gør tilgængelig for andre via Conference Manager™ i punktet Indsamling og videregivelse af information – Persondata nedenfor.
For Konferenceafholderens tilslutning til Conference Manager™ betaler Konferenceafholderen til Conference Manager A/S en fast månedlig ydelse. Ydelserne betales årligt forud, således at ydelsen for første år betales ved nærværende aftales indgåelse. Herudover betaler Konferenceafholderen en etableringsafgift til Conference Manager A/S.
Conference Manager A/S kan til enhver tid foretage ændringer i priserne, hvilket dog skal meddeles kunden skriftligt med tre måneders varsel. Såfremt Konferenceafholderen ikke kan acceptere en evt. prisstigning, kan Konferenceafholderen opsige aftalen ligeledes med tre måneders varsel.
Priserne reguleres hvert år den 1. januar i henhold til udviklingen i nettoprisindekset fra det seneste offentliggjorte indeks for november, dog minimum 1%. Denne regulering skal ikke varsles.
Fakturering sker via email til en emailadresse opgivet af Konferenceafholderen. Såfremt faktura skal sendes pr. brev opkræves et administrationsgebyr. Ved ændring af emailadressen er det alene Konferenceafholderens ansvar at sikre, at Conference Manager A/S er orienteret om den nye emailadresse.
Ved betaling af Conference Manager A/S’ faktura er sidste rettidige betalingsdag er 7 dage fra fakturadato. Efter sidste rettidige betalingsdag er Conference Manager A/S berettiget til at opkræve renter med en sats på 2% pr. påbegyndt måned fra forfaldsdagen til betaling sker.
Conference Manager kan i særlige tilfælde, dog alene på forudgående anmodning fra Konferenceafholderen, acceptere at udvide den rettidige betalingsdag, således at denne forlænges til 30 eller 60 dage. Såfremt der anmodes om forlængelse af den rettidige betalingsdag ud over 7 dage, hæves enhver af Conference Managers priser, uanset om denne er oplyst eller fremgår af website, prisliste, tilbud, mundtlig oplysning, email eller lignende med henholdsvis 2,25% for 30 dage samt 4,50% for 60 dage. Denne stigning gælder både for priser som er oplyst før og efter anmodningen er accepteret af Conference Manager og omfatter alle faktura udstedt med 30 eller 60 dages rettidig betaling.
Konferenceafholderen manglende betaling berettiger endvidere Conference Manager A/S til uden varsel at afbryde Konferenceafholderens adgang til Conference Manager™.
Ved genåbning af en afbrudt adgang til Conference Manager™ kræves, uanset årsagen hertil, et genåbningsgebyr i henhold til Conference Managers til enhver tid gældende listepris.
Conference Manager™ er et online selvbetjeningssystem, hvor assisterende hjælp gives af systemet selv. Skulle behov for personlig assistance opstå, skal henvendelse rettes til Conference Manager A/S. Conference Manager A/S er berettiget til at kræve betaling for medgået tid i forbindelse med hjælp/support til systemet i henhold til den til enhver tid gældende timetakst.
Conference Manager A/S tilbyder særlige ekstra moduler til Conference Manager™, som hver især tilbyder ekstra funktionaliteter. Disse ekstra moduler er tilgængelige som tilvalg via Conference Manager™ mod ekstra betaling.
Såfremt Konferenceafholderen ønsker at gøre anvendelse af et eller flere af disse ekstra moduler bestilles disse direkte via Conference Manager™, hvoraf også den ekstra månedlige ydelse og evt. etableringsafgift tydeligt fremgår.
Konferenceafholderen og Konferencearrangøren skal være opmærksom på, at funktionerne i Conference Manager™ kan blive ændret uden varsel. Conference Manager A/S forbeholder sig retten til at ændre eller fjerne funktioner i Conference Manager™ uden forudgående varsling. Conference Manager A/S kan ikke på nogen måde holdes ansvarlig for de gener eller tab, som måtte være en følge af sådanne ændringer.
Det tilstræbes, at Conference Manager™ er tilgængelig døgnet rundt.
Der kan dog forekomme perioder, hvor adgangen til Conference Manager™ er lukket pga. opdateringer, driftsnedbrud eller lignende.
Ved driftsnedbrud eller øvrige utilsigtede forstyrrelser i driften, hvad enten sådanne skyldes forhold, som Conference Manager A/S har eller ikke har indflydelse på, vil Conference Manager A/S søge at genetablere driften hurtigst muligt. Conference Manager A/S kan ikke på nogen måde holdes ansvarlig for de gener eller tab, som måtte være en følge af sådant driftsnedbrud eller øvrige utilsigtede forstyrrelser i driften og adgangen til Conference Manager™.
Ved opdatering, udbedring eller planlagt reparation af Conference Manager™ eller øvrige programmer, systemer, software eller hardware, som måtte have indflydelse på driften af Conference Manager™, vil Conference Manager A/S tilstræbe at varsle deraf følgende forstyrrelser i driften, herunder manglende adgang til systemet via Conference Manager™, men sådan forudgående varsling er ikke garanteret, og Conference Manager A/S kan ikke holdes ansvarlig for de gener eller tab, som driftsforstyrrelserne og eventuel manglende adgang til Conference Manager™ måtte medføre.
Vilkår for behandling af personoplysninger fremgår iøvrigt af den indgåede databehandleraftale, jf. Bilag A.
Conference Manager A/S forbeholder sig retten til at indsamle og registrere data om Konferenceafholderens og Konferencearrangørens brug af Conference Manager™.
Informationerne om brugen vil blive benyttet i forbindelse med Conference Manager A/S arbejde forbundet med udvikling og vedligeholdelse af driften af Conference Manager™. Endvidere vil Conference Manager A/S kunne benytte informationerne i andre kommercielle eller ikke kommercielle sammenhænge, herunder overdrage informationerne til tredjemand uden krav om yderligere samtykke. Informationer om navngivne/i øvrigt identificerbare personer vil dog ikke blive videregivet uden forudgående indhentelse af samtykke til sådan videregivelse fra den eller de berørte personer. Informationer der kan videregives efter denne aftale er således alene af generel og statistisk karakter og kan aldrig henføres til den enkelte Konferenceafholder og/eller enkeltpersoner.
Ved accept af disse Betingelser samtykker Konferenceafholderen og Konferencearrangøren udtrykkeligt til, at Conference Manager A/S må indsamle, registrere/lagre og benytte data som heri angivet.
Den monitorering og behandling af oplysninger, som er angivet heri, vil til enhver tid ske i overensstemmelse med den gældende lovgivning om behandling af personoplysninger.
Informationer/data der indtastes eller på anden måde gøres tilgængelige i Conference Manager™, af enten Konferencearrangøren, Konferencedeltagere, Foredragsholdere eller øvrige, som Konferencearrangøren måtte have givet adgang til at indtaste information/data, er, set i forhold til Conference Manager A/S, at betragte som Konferenceafholderens eksklusive ejendom. Såfremt Konferencedeltagere, Foredragsholdere eller øvrige måtte have rettigheder, herunder intellektuelle rettigheder i forhold til sådan information/data, er disse rettigheder Conference Manager A/S uvedkommende, og Conference Manager A/S er berettiget til alene at henholde sig til Konferenceafholderen og Konferencearrangøren i denne sammenhæng.
Konferenceafholderen og Konferencearrangøren er forpligtede til at afklare og håndtere eventuelle rettigheder, som Konferencedeltagere, Foredragsholdere eller øvrige måtte have i forhold til informationer/data indtastet eller på anden måde gjort tilgængelige i Conference Manager™ med disse direkte, og Konferenceafholderen og Konferencearrangøren er forpligtet til at skadesløsholde og erstatte Conference Manager A/S for ethvert tab, selskabet måtte lide i forhold til sådanne rettigheder, herunder som følge af Conference Manager A/S’ sletning af sådanne informationer/data i overensstemmelse med disse Betingelser, jf. det følgende.
Conference Manager A/S lagrer de informationer/data, som er indtastet eller på anden måde gjort tilgængelige i Conference Manager™ i forhold til konferencen/arrangementet, i den periode, som er aftalt ved køb af produkter og services fra Conference Manager A/S og som fremgår af ”Mit abonnement” i Conference Manager™.
| OBS: | Ved udløbet af den aftalte opbevaringsperiode efter konferencens/arrangementets afholdelse vil adgangen til Conference Manager™ i forhold til denne konference/arrangement automatisk og øjeblikkeligt blive slettet uden yderligere varsel, og de informationer/data, der måtte være indtastet eller på anden måde gjort tilgængelig i Conference Manager™ af konferencearrangøren selv eller af andre i forhold til konference/arrangementet, vil gå tabt, idet de automatisk bliver slettet uden mulighed for genetablering. |
Dog vil det blive tilstræbt – men ikke garanteret – at planlægningslister kan gemmes i en yderligere periode. Ønskes øvrige oplysninger gemt, skal disse kopieres/indlæses af konferencearrangøren selv fra Conference Manager™ inden udløbet af den aftalte periode.
Såfremt arrangementet annulleres slettes alle lagrede informationer/data vedrørende arrangementet uden yderligere varsel. Informationer/data kan alene udlæses fra Conference Manager™, i det omfang der stilles rapporter og lignende til rådighed i Conference Manager™ applikationen.
Conference Manager™ er udviklet og ejes af Conference Manager A/S. Som bruger af Conference Manager™ får Konferencearrangøren og Konferenceafholderen udelukkende en ikke-eksklusiv ret (licens) til at anvende Conference Manager™ og alene i overensstemmelse med disse Betingelser.
Conference Manager A/S har og bibeholder uanset Konferenceafholderens/Konferencearrangørens og øvriges brug af Conference Manager™ samtlige rettigheder, herunder immaterielle rettigheder (ophavsrettigheder mv.) og knowhow til Conference Manager™.
Enhver ændring, udvikling eller forbedring af Conference Manager™ og dermed forbundne funktioner, som foreslås eller laves af Konferenceafholderen/Konferencearrangøren, øvrige brugere af Conference Manager™ eller andre, tilfalder automatisk og uden vederlag eller modydelse Conference Manager A/S som selskabets ubetingede ejendom. Conference Manager A/S kan råde over sådanne ændringer, udvikling eller forbedringer uden krav om samtykke.
Konferencearrangøren og Konferenceafholderen må på ingen måde, hverken direkte eller indirekte, helt eller delvist, kopiere eller overdrage anvendelsen af eller adgangen til Conference Manager™ til nogen anden fysisk eller juridisk person uden forudgående skriftligt samtykke fra Conference Manager A/S.
Konferenceafholderen og Konferencearrangøren må udelukkende anvende Conference Manager™ i forbindelse med planlægning af egne konferencer/arrangementer. Konferencearrangøren må således ikke via systemet afholde arrangementer for Konferenceafholdere, der ikke hører under samme virksomhed som Konferencearrangøren.
Såfremt en Konferenceafholder eller Konferencearrangør ikke overholder disse Betingelser eller på anden måder misbruger eller forsøger at misbruge Conference Manager™, vil Conference Manager A/S være berettiget til at lukke for pågældende Konferenceafholder/Konferencearrangørs adgang til Conference Manager™, og dette i forhold til samtlige konferencer/arrangementer under planlægning eller afholdelse af pågældende Konferenceafholder/Konferencearrangør, uanset om overtrædelse af Betingelserne eller misbrug i øvrigt alene har fundet sted i forhold til en enkelt konference/et enkelt arrangement.
Såfremt overtrædelse af Betingelserne er af væsentlig eller vedvarende karakter, kan Conference Manager A/S benytte den ovenfor beskrevne mulighed til at lukke for en Konferenceafholder/Konferencearrangørs adgang til Conference Manager™ uden forudgående varsel, ophæve aftalen samt kræve sit tab og eventuelle udeståender betalt.
I øvrige tilfælde af overtrædelse af Betingelserne kan Conference Manager A/S også lukke for Konferenceafholderens/Konferencearrangørens adgang til Conference Manager™ som angivet ovenfor, dog med et forudgående skriftligt varsel på 5 hverdage. Såfremt Konferenceafholderen/Konferencearrangøren standser overtrædelsen og dokumenterer dette for Conference Manager A/S inden for varslingsperioden, og overtrædelsen er af en type, hvor Conference Manager A/S ikke lider eller ikke kan lide fortsat eller ny skade efter ophør, kan Conference Manager A/S tillade, at Konferenceafholderens/Konferencearrangørens adgang til Conference Manager™ opretholdes, men Conference Manager A/S er ikke forpligtet dertil.
Væsentlig overtrædelse af Betingelserne omfatter, men er ikke begrænset til, Konferenceafholderens/Konferencearrangørens
| » | videregivelse af adgang til Conference Manager™ til tredjemand uden Conference Manager A/S’ forudgående skriftlige godkendelse, |
| » | kopiering af hele eller dele af Conference Manager™, |
| » | omprogrammering eller modificering af Conference Manager™, herunder, men ikke begrænset til, fjernelse af Conference Manager A/S’ logo, navn eller kendetegn fra tilmeldingswebsider, emails og andre dele af Conference Manager™, |
| » | benyttelse af Conference Manager™ til at sprede spam, eller på anden måde søge at forstyrre eller forhindre elektronisk kommunikation over internettet, herunder forstyrrelse eller forhindringer i forhold til Conference Manager™ og systemets drift, se blandt andet punkt 14 nedenfor, |
| » | benyttelse af Conference Manager™ til andet formål end det i punkt 11 angivne, |
| » | tiltvingelse af adgang til information/data i Conference Manager™, som er indtastet eller på anden måde gjort tilgængelig af andre brugere af Conference Manager™, og som ikke omfatter Konferencedeltagere eller Foredragsholdere, med hvem Konferenceafholderen/Konferencearrangøren har en aftale om tilladelse til sådan adgang, og |
| » | egen indtastning eller på anden måde offentliggørelse af information/data via Conference Manager™, som er åbenbart krænkende eller strafbare at offentliggøre, eller undladelse af øjeblikkeligt at fjerne sådan information/data indtastet eller offentliggjort af andre, så snart viden derom kommer til Konferenceafholderens/Konferencearrangørens kundskab. |
Ovenstående er ikke en udtømmende opregning af situationer, hvor Betingelserne vil blive anset for væsentligt overtrådt, og i øvrigt henvises til de enkelte bestemmelser i Betingelserne, som også omhandler ansvar og overtrædelse.
Forsøg på ovennævnte handlinger og forsøg på øvrige væsentlige overtrædelser af Betingelserne vil i sig selv blive anset som væsentlig overtrædelse af Betingelserne.
Konferenceafholderen/Konferencearrangøren er ansvarlig for, at al e-mailkorrespondance genereret fra/via Conference Manager™, herunder fx invitationer af Konferencedeltagere og lign. Konferenceafholderen/Konferencearrangøren må ikke anvende Conference Manager™ til udsendelse af e-mail, der er i strid med Markedsføringslovens § 10 eller tilsvarende regler.
Conference Manager er berettiget til at anvende denne aftale, såvel som Konferenceafholderens navn og logo som reference overfor enhver af sine potentielle kunder eller som led i markedsføringen af Conference Managers produkter eller services. Konferenceafholderen kan dog skriftligt anmode Conference Manager om ikke at blive benyttet som reference.
På samme måde er Konferenceafholderen berettiget til at benytte Conference Manager som reference overfor sine potentielle kunder. Conference Manager kan dog skriftligt anmode om, at Konferenceafholderen ikke benytter Conference Manager som reference.
Hverken Conference Manager eller Konferenceafholderen er berettiget til at benytte den anden part som reference efter Betingelserne ikke længere er i kraft.
Nærværende Betingelser er gældende i en periode på fireogtyve måneder regnet fra ikrafttrædelsesdatoen, og denne periode er uopsigelig for begge både Konferenceafholderen/Konferencearrangøren og Conference Manager A/S.
Såfremt en af parterne ønsker at opsige Betingelserne efter udløbet af den nævnte periode skal meddelelse herom gives skriftligt til den anden part med mindst tre måneders varsel. Opsiges Betingelserne ikke, fortsættes Betingelserne fortløbende i opsigelige perioder på 12 måneder. Betingelserne kan opsiges af Konferenceafholderen/Konferencearrangøren med tre måneders varsel til udløbet af 12 måneders perioden.
Uanset ovenstående kan disse betingelser ændres med et varsel på 30 dage ved elektronisk meddelelse til Konferenceafholderen.
Conference Manager A/S er berettiget til uden samtykke fra Konferenceafholderen og Konferencearrangøren at overdrage samtlige rettigheder og forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand. Conference Manager A/S er endvidere berettiget til at lade selskabets forpligtelser i henhold til nærværende aftale udføre helt eller delvist af tredjemand.
Konferenceafholderen og Konferencearrangøren kan alene overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter nærværende aftale til tredjemand, såfremt Konferenceafholderen eller Konferencearrangøren forinden har indhentet skriftligt samtykke fra Conference Manager A/S. Såfremt Konferenceafholderen er et interessentskab eller et selskab, anses overgang af interessentskabsandele eller overgang af over 50% af den samlede anparts- eller aktiekapital for en overdragelse, der kræver Conference Manager A/S’ samtykke.
Der gøres udtrykkeligt opmærksom på, at Conference Manager A/S’ eventuelle ansvar i forhold til Conference Manager™ og systemets brug er begrænset i overensstemmelse med dette punkt 18 og de øvrige af Betingelsernes bestemmelser, som indeholder ansvarsfraskrivelser.
Conference Manager A/S garanterer ikke:
| » | for funktionaliteten af Conference Manager™, eller for om systemet lever op til Konferenceafholderens og Konferencearrangørens forventninger og behov, |
| » | for tab eller forvanskning af informationer/data indtastet eller på anden måde gjort tilgængelige i Conference Manager™ af Konferencearrangøren, Konferencedeltagere, Foredragsholdere eller andre, |
| » | for fejl i forbindelse med videresendelse eller distribution af informationer/data indtastet eller på anden måde offentliggjort i Conference Manager™ af Konferencearrangøren, Konferencedeltagere, Foredragsholdere eller andre, herunder for uønsket videresendelse eller offentliggørelse af sådan information/data til tredjemand, |
| » | for manglende adgang til Conference Manager™ eller øvrige driftsforstyrrelser, hvad enten sådan måtte skyldes ændringer i Conference Manager™, nedbrud, opdatering eller øvrige forhold, Conference Manager A/S enten måtte have eller ikke måtte have indflydelse på, |
| » | for forstyrrelser eller ødelæggelse af software eller hardware, som måtte blive forårsaget ved brugen af Conference Manager™, herunder hverken for økonomiske tab, tab af data eller nogen anden form for tab eller udgift som følge deraf, og |
| » | i forhold til den information/data, som af Konferencearrangøren, Konferencedeltagere, Foredragsholdere eller andre indtastes eller på anden måde offentliggøres via Conference Manager™, herunder i forhold til informationer/data, som måtte være krænkende eller i strid med lovgivningen om at offentliggøre. |
I øvrigt henvises til de øvrige ansvarsbegrænsninger, som er angivet i de enkelte bestemmelser i disse Betingelser. Konferenceafholderen/Konferencearrangøren er forpligtet til at friholde og skadesløsholde Conference Manager A/S for ethvert krav, som Conference Manager A/S måtte blive mødt med fra Konferencedeltagere, Foredragsholdere eller tredjemænds side, og Konferenceafholderen/Konferencearrangøren skal erstatte Conference Manager A/S ethvert tab og godtgøre enhver udgift, som nævnte måtte lide henholdsvis afholde i forbindelse med sådanne krav fra Konferencedeltagere, Foredragsholdere eller tredjemænd.
Såfremt der anlægges en sag imod Conference Manager A/S i relation til ovenstående forhold, er den enkelte Konferenceafholder/Konferencearrangør, som er ansvarlig for den eller de Konferencer, som sagen anlægges i forhold til, forpligtet til at indtræde i sagen på vegne Conference Manager A/S og skal i den forbindelse varetage Conference Manager A/S’ interesser som sagsøgt(e) i sagen.
Med respekt af ovenstående ansvarsbegrænsning kan Conference Manager A/S alene ifalde ansvar i forhold til direkte og dokumenterede tab.
Betingelserne er underlagt dansk ret, med undtagelse af dansk rets lovvalgsregler, og skal fortolkes i overensstemmelse dermed, ligesom enhver tvist der måtte udspringe eller relatere sig til Betingelserne og/eller brugen af Conference Manager™ skal løses efter dansk ret, med undtagelse af dansk rets lovvalgsregler.
Såfremt parterne ikke kan nå til enighed om en tvists løsning, skal enhver tvist afgøres ved de danske domstole.
Du kan forvente at modtage en eller flere mails om måneden med relevant indhold om vores systemer og services. Du kan til enhver tid afmelde dig i bunden af vores mails.
Med venlig hilsen
Conference Manager
Vi har nu modtaget din henvendelse. Du vil hurtigst muligt blive kontaktet af en relevant medarbejder.
Med venlig hilsen
Conference Manager
