Opsætning
Med systemet kan du håndtere tilmeldinger, planlægge og administrere arrangementer ned til mindste detalje.
Program
Conference Manager indeholder et fleksibelt program, der gør selv komplicerede arrangementer lette at håndtere. Differentiér f.eks. programpunkter og priser mellem dine forskellige deltagerkategorier og tilpas ned til mindste detalje. Programmet giver et godt overblik til dig og dine deltagere og nødvendigt materiale kan tilføjes direkte til hvert programpunkt.
Tilvalg
Du kan oprette tilvalg, dine deltagere kan vælge eller tilkøbe under deres tilmelding. Der er ingen begrænsning på hvor mange tilvalg du kan oprette, og du kan differentiere mellem dine deltagerkategorier. På den måde har du f.eks. kontrol over de individuelle kategoriers tilbud og hvad de evt. skal betale.
Overnatning
Indgår der overnatning for en eller flere af dine deltagerkategorier kan systemet bruges til at differentiere på priser, værelser og hoteller. Deltagerne foretager selv deres valg under tilmeldingen, og kan f.eks. invitere hinanden til at dele værelse. Systemet holder bl.a. styr på ankomst- og afrejsedage, og du kan naturligvis sende information direkte til hotellerne.
Invitationer
Du kan udsende e-mails og sms’er til dine deltagere og potentielle deltagere. Systemet kan indstilles til automatisk at udsende præcis, hvornår du ønsker. Designet fra dit tilmeldingswebsite benyttes automatisk, og systemet kan f.eks. indflette persondata, arrangementsdata og link til tilmeldingswebsite. Der holdes automatisk styr på hvem der skal modtage, samt hvem der mangler at reagere.
Webinar
Live stream dit arrangement som et webinar, med mulighed for præsentation af materiale og kommentarer fra deltagerne – alt håndteres sikkert og under vores ISO27001 certifikat.
Deltagerlister
Når arrangementets grundopsætning er på plads, er deltagerlisterne systemets omdrejningspunkt, hvor du løbende bevarer overblikket. Alle lister kan trækkes ud som rapporter der f.eks. kan videregives til bogholderiet. Det er også herfra du kommunikerer med deltagerne via e-mail eller SMS, enten individuelt eller til mange på en gang.
Pladsvælger
Pladsvælger giver dine deltagere mulighed for at vælge en specifik plads, forud for arrangementet. I Pladsvælger kan du hurtigt tegne og tilpasse flotte pladsoversigter, og dermed give dine deltagere en grafisk præsentation af lokalet til dit arrangement.
Navneskilte
Sager til print oprettes let i Conference Manager. Systemet kan automatisk indsætte information baseret på dit arrangement og dine deltagere, mens du har fuld kontrol over designet. Derudover kan du f.eks. også scanne deltagernes billetter ved ankomst, direkte i systemet, og derved have fuldt overblik over, hvem der er ankommet.
Betaling
EAN, faktura, elektroniske indbetalingskort og bankoverførsel er standard i Conference Manager. Det er også muligt at tilknytte kortbetaling med danske og udenlandske kort, så tilmeldingen indeholder en betalingsformular. Du kan fakturere dine deltagere direkte fra systemet, så du slipper for at bogholderiet skal udsende fakturaer manuelt.
Intern afregning
Med intern afregning er det muligt at foretage afregning mellem afdelinger, hvis I sælger arrangementer/kurser til deltagere indenfor egen organisation, hvor der ikke må udstedes en faktura. Ved at registrere virksomhedens egne CVR-numre, EAN-numre og informationer om, hvem der kan godkende interne afregninger inde i Conference Manager, sørger systemet automatisk for, at processen fuldføres korrekt og i henhold til de nødvendige interne godkendelsesprocesser.
Godkendelse
Vil du være sikker på, at det kun er de tilsigtede personer, der tilmelder sig dit arrangement, kan du med Conference Manager sætte leder- eller arrangørgodkendelse på arrangementet. På den måde får du som leder eller arrangør mulighed for at godkende, men også afvise tilmeldinger, hvis de f.eks. ikke er en del af arrangementets tiltænkte målgruppe.
Spørgeskema
Conference Managers spørgeskemaer er en god måde at få et overblik over deltagernes forventninger til dit arrangement eller til at evaluere arrangementet efter afvikling. Få besvarelserne som overbliksrapporter med grafer, eller som rå data i et Excel dokument du selv kan arbejde videre med.
Brug for hjælp til systemet?